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¿Cuál es tu etiqueta para los correos electrónicos? Recientemente, una buena amiga me contó los problemas que está teniendo con la comunicación por correo electrónico. Es programadora de computadoras y para ayudar a sus compañeros de trabajo envía correos electrónicos con instrucciones sobre cómo evitar problemas, usar mejor el sistema, etc. Su motivación es totalmente acertada; ella quiere ayudar. Pero algunos de sus compañeros de trabajo interpretan sus correos electrónicos como críticos. ¿Qué está haciendo mal?
Proverbios 16:21 dice: ” Al sabio de corazón se le llama inteligente; los labios convincentes promueven el saber.”. Otra traducción dice, ” y la dulzura de labios aumenta el saber”. Este principio es válido tanto para los correos electrónicos como para la palabra hablada. Tu elección de palabras siempre marca la diferencia. Y recuerda que solicitar suele ser mejor que ordenar.
Una buena forma de juzgar cómo se percibirán tus palabras es leer tu correo electrónico en voz alta para ti mismo antes de enviarlo y ver cómo suenan las palabras cuando se pronuncian. Eso a menudo te dará una pista sobre el tono de tu mensaje y cómo podría ser percibido por la persona que lo recibe.
Algunos qué hacer y qué no hacer con los correos electrónicos:
- Ten cuidado con el uso de símbolos emocionales, como la carita sonriente. Puede que te resulte inteligente o divertido, pero es posible que al destinatario no. Guárdalos para mensajes casuales entre amigos.
- Recuerda que no todo el mundo es tan experto en informática como tu, y es posible que no comprendan las abreviaturas en línea que se han vuelto mas populares. Por lo tanto, ten cuidado al usarlas.
- Inicia tus correos electrónicos de negocios con un saludo. Si estás escribiendo a tres personas o menos, usa sus nombres: Hola, Tom, Jane y Linda. Si estás escribiendo a más de tres, puede usar un saludo común, algo tan simple como “Hola”. Pero comenzar un correo electrónico sin saludo puede percibirse como algo duro. Si estás involucrado en un correo electrónico largo que va y viene, puedes eliminar el saludo después de la primera respuesta, pero en caso de duda, nunca está de más usar un saludo.
Esta es un área en la que tengo que vigilarme, porque solo quiero llegar al meollo del mensaje y omitir las “sutilezas”, pensando que no son tan necesarias. Pero realmente puede marcar la diferencia en la mente de los demás, así que tómate el tiempo para agregar ese saludo.